E-Rechnung und KI: Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt die Pflicht zum Ausstellen. Ein guter Anlass, den ganzen Rechnungseingang zu automatisieren.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
- KI liest PDF-Rechnungen und E-Rechnungen gleichermaßen aus und gleicht sie mit Bestellungen ab.
- Ihr Team prüft nur noch Abweichungen statt jede Rechnung abzutippen.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft in Deutschland schrittweise Pflicht. Eine E-Rechnung ist dabei ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer beim Ausstellen. Welche Regeln für Sie gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Warum der Rechnungseingang trotzdem Handarbeit bleibt
In der Praxis kommen Rechnungen noch lange in gemischter Form an: als E-Rechnung, als PDF, als Scan oder als Foto. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passende Software kaum lesbar ist. Und auch eine perfekt strukturierte Rechnung muss geprüft werden: Passt sie zur Bestellung, ist die Ware angekommen, stimmt der Preis?
So automatisiert KI den Rechnungseingang
1. Eingang sammeln
Rechnungen aus dem Postfach, aus Lieferantenportalen oder vom Scanner landen automatisch an einer Stelle.
2. Auslesen
Bei E-Rechnungen werden die strukturierten Daten direkt übernommen. Bei PDFs und Scans liest die KI Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuer und Bankdaten aus, ohne Vorlage pro Lieferant.
3. Prüfen und abgleichen
Die Daten werden mit Ihren Stammdaten, Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Doppelte Rechnungen, falsche Preise oder fehlende Wareneingänge fallen sofort auf.
4. Freigeben und übergeben
Stimmt alles, geht ein Buchungsvorschlag zur Freigabe oder direkt an Ihr ERP oder Ihre Buchhaltung, etwa per Export für DATEV. Abweichungen landen mit klarer Begründung bei der zuständigen Person.
Was das bringt
- Weniger Abtippen: Ihr Team prüft Ausnahmen statt jede Rechnung.
- Schnellere Freigaben und weniger verpasste Skonti.
- Ein Prozess für alle Formate, egal ob E-Rechnung oder PDF.
- Nachvollziehbar: Wer hat wann was freigegeben, ist protokolliert.
So fangen Sie an
Sammeln Sie 20 bis 50 typische Rechnungen aus dem letzten Monat, inklusive der schwierigen Fälle. Daran lässt sich in einem Piloten zeigen, wie viel automatisch durchläuft. Bei uns ist dieser Pilot kostenlos. Sprechen Sie uns an oder sehen Sie sich unsere KI-Automatisierung an.
Häufige Fragen
Antworten vorab
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.
Kann KI auch PDF-Rechnungen verarbeiten?
Ja. KI liest PDFs, Scans und Fotos aus und überführt die Daten in denselben Prozess wie E-Rechnungen.
Funktioniert das mit DATEV oder SAP?
Ja. Die geprüften Daten werden an Ihr ERP übergeben oder als Export für die Buchhaltung bereitgestellt, etwa für DATEV.
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